Program javnih sastanaka je demokratski element transparentnosti

Otvorenost i transparentnost su ključni uslovi za izgradnju odgovornosti i povjerenja, koji su neophodni za funkcionisanje demokratskih institucija.

Sada: da li želite da vaša škola bude primjer takve demokratske institucije?

Jedan od očiglednih načina je da sastanci budu transparentni i da bude povećana odgovornost za vaše odluke. Javno objavljivanje programa/dnevnog reda i pisanje i objavljivanje zapisnika (na vašoj veb stranici?) ključni su elementi. Možete započeti sa ovim postupkom ili ga odmah poboljšati.

Pobrinite se da svi znaju da je ovo JEDAN OD NAČINA da vašu školu učinite demokratičnijom. Međutim, ipak morate opravdati odluke koje donosite na sastanku. Isto tako,transparentnost , ne znači da svi imaju pravo odlučivanja u svakoj odluci. Postoje zadaci koji su vam povjereni kao direktoru škole. Samo budite jasni i transparentni u pogledu svojih odluka, posebno na sastancima. Zbog toga (dobra) agenda/dobar program ili dnevni red mora igrati važnu ulogu!

Pet elemenata za dobar dnevni red:

1. Napravite dnevni red sastanka 3 dana unaprijed i proslijedite ga e-poštom. Distribuirajte isprintanu verziju ili je izložite u zbornici. Pobrinite se da svi znaju što mogu očekivati.
2. Započnite s jednostavnim detaljima: U koje vrijeme bi sastanak trebao započeti? Kada će završiti? Ko bi trebao prisustvovati?
3. Jesu li vam jasni ciljevi sastanka? Prije nego što počnete pisati dnevni red, koji je vaš cilj ovog sastanka? Zatim odredite prioritet koji ćete staviti na listu kako biste osigurali da su najvažniji ciljevi ostvareni.
4. Vrijeme potrebno za svaku od tema: Neka sadržaj definiše koliko dugo treba trajati rasprava o svakoj temi.
5. Neka na dnevnom redu bude manje od 5 tema. Niko ne želi provesti dva sata na sastanku.

Odlučite ko će voditi zapisnik i dogovorite se o tome sa tom osobom. Možete odlučiti rotirati zadatak tako da svaki član osoblja preuzme vođenje zapisnika u određenom dijelu.

Predplaniranje zapisnika sa sastanka:

• Datum i vrijeme sastanka
• Imena učesnika sastanka i onih koji nisu mogli prisustvovati
• Prihvatanje ili ispravke / dopune prethodnih zapisnika
• Donesene odluke o svakoj tački dnevnog reda, na primjer:
  • Preduzete ili dogovorene akcije
  • Sljedeći koraci
  • Rezultati glasanja
• Datum i vrijeme sljedećeg sastanka
• Tačno vrijeme i mjesto kada će i gde će biti objavljen zapisnik sa sastanka.