Die Tagesordnung einer öffentlichen Sitzung ist ein demokratisches Element der Transparenz

Offenheit und Transparenz sind wichtige Voraussetzungen für den Aufbau von Verantwortlichkeit und Vertrauen, die für das Funktionieren demokratischer Institutionen notwendig sind.

Wollen Sie also, dass Ihre Schule ein Beispiel für eine solche demokratische Institution ist?

Eine offensichtliche Möglichkeit besteht darin, Ihre Sitzungen transparent zu gestalten und die Rechenschaftspflicht für Ihre Entscheidungen zu erhöhen. Die Erstellung einer öffentlichen Tagesordnung und das Verfassen und Veröffentlichen der Protokolle (auf Ihrer Website?) sind Schlüsselelemente. Sie können sofort mit diesem Prozess beginnen oder ihn verbessern.

Machen Sie allen klar, dass dies nur EINE MÖGLICHKEIT ist, Ihre Schule demokratischer zu machen. Allerdings müssen Sie Entscheidungen, die Sie in einer Sitzung treffen, immer noch rechtfertigen. Transparent zu sein bedeutet nicht, dass alle bei jeder Entscheidung ein Mitspracherecht haben. Es gibt Aufgaben, die Ihnen als Schulleiter:in anvertraut wurden. Seien Sie einfach klar und transparent in Bezug auf Ihre Entscheidungen, besonders in Sitzungen. Deshalb spielt eine (gute) Tagesordnung eine wichtige Rolle!

Fünf Elemente für eine gute Tagesordnung:

1. Erstellen Sie Ihre Tagesordnung drei Tage im Voraus und leiten Sie sie per E-Mail weiter. Verteilen Sie eine gedruckte Version, oder hängen Sie sie im Personalraum aus. Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, was sie erwartet.
2. Beginnen Sie mit den einfachen Details: Um wie viel Uhr soll die Besprechung beginnen? Wann wird sie enden? Wer sollte teilnehmen?
3. Sind die Ziele der Besprechung für Sie klar? Bevor Sie mit der Erstellung der Tagesordnung beginnen, fragen Sie sich, welches Ziel Sie mit dieser Besprechung verfolgen. Sortieren Sie dann die Liste nach Prioritäten, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Ziele erreicht werden.
4. Zeit pro Thema: Lassen Sie den Inhalt bestimmen, wie lange die Erörterung der einzelnen Themen dauern soll.
5. Beschränken Sie die Tagesordnung auf weniger als fünf Themen. Niemand möchte zwei Stunden in einer Sitzung verbringen.

Legen Sie fest, wer das Protokoll führen soll und bereiten Sie es mit der betreffenden Person vor. Sie könnendie Aufgabe rotieren lassen, so dass alle einmal mit dem Protokollieren an der Reihe sind.

Vorplanung des Sitzungsprotokolls:

• Datum und Uhrzeit des Treffens
• Namen der Sitzungsteilnehmer:innen und derjenigen, die nicht teilnehmen konnten
• Annahme oder Korrekturen/Ergänzungen zu früheren Sitzungsprotokollen
• Entscheidungen, die zu jedem Tagesordnungspunkt getroffen wurden, zum Beispiel:
  • Ergriffene oder zu treffende Maßnahmen
  • Nächste Schritte
  • Abstimmungsergebnisse
• Datum und Uhrzeit der nächsten Sitzung
• Genauer Zeitpunkt und Ort, wann und wo das Protokoll für die Teilnehmer veröffentlicht wird.