Der Prozess der Protokollerstellung

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Nach der Sitzung werden die Notizen geordnet und das Protokoll geschrieben. Hier sind einige Tipps, die der damit beauftragten Person helfen könnten. Teilen Sie sie ihm/ihr mit und holen Sie sich Feedback, ob diese einfachen Tipps helfen.

Tipps für die Protokollführung einer Sitzung

Seien Sie sich bewusst: IHR PROTOKOLL sorgt für Transparenz und damit für wichtige Elemente der Demokratie an Ihrer Schule! Seien Sie stolz darauf! Und gehen Sie verantwortungsvoll mit Ihrer Macht um.
Versuchen Sie, das Protokoll so bald wie möglich nach der Sitzung zu schreiben.
Überprüfen Sie Ihren Entwurf und machen Sie gegebenenfalls zusätzliche Notizen oder klären Sie aufgeworfene Fragen.
Überarbeiten Sie das Protokoll, damit es leicht zu lesen ist.
Schreiben Sie durchgehend in der gleichen Zeitform.
Vermeiden Sie es, die Namen der Teilnehmer zu verwenden, außer bei Anträgen.
Vermeiden Sie persönliche Kommentare.
Wenn Sie auf andere Dokumente verweisen müssen, fügen Sie diese in einem Anhang bei oder geben Sie an, wo sie zu finden sind. Schreiben Sie sie nicht um und fassen Sie sie nicht zusammen.

Verteilen oder Weitergeben von Sitzungsprotokollen

Als Schulleiter:in wollen Sie, dass die Protokolle transparent und einfach zu handhaben sind. Es ist Ihre Aufgabe, sie zu verbreiten. Ein geschlossener Bereich auf der Schulwebsite ist ein guter Ort dafür. Er ermöglicht den Zugang, ist gut aufbewahrt und Sie verbrauchen nicht zu viel Papier. Die Art der Weitergabe oder Verteilung hängt von den Tools ab, die Sie und Ihre Schule verwenden. Wenn Sie z. B. ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, das keine Online-Freigabe ermöglicht, können Sie eine PDF-Datei des Dokuments erstellen und diese sowie die anderen Anhänge oder Dokumente per E-Mail versenden. Bevor Sie diese jedoch weitergeben, sollten Sie sicherstellen, dass sie überprüft und entweder überarbeitet und/oder zur Weitergabe freigegeben wurden.