Μία δημόσια ατζέντα της συνεδρίασης είναι ένα δημοκρατικό στοιχείο διαφάνειας

Το «άνοιγμα» και η διαφάνεια αποτελούν βασικές προϋποθέσεις για την ανάπτυξη της λογοδοσίας και της εμπιστοσύνης, οι οποίες είναι απαραίτητες για τη λειτουργία των δημοκρατικών θεσμών.

Τώρα: θέλετε το σχολείο σας να αποτελεί παράδειγμα ενός τέτοιου δημοκρατικού θεσμού;

Ένας προφανής τρόπος είναι οι συνεδριάσεις σας να χαρακτηρίζονται από διαφάνεια με αυξημένη λογοδοσία για τις αποφάσεις σας. Η προετοιμασία μιας δημόσιας ατζέντας και η σύνταξη και δημοσίευση των πρακτικών είναι βασικά στοιχεία. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τη διαδικασία ή να τη βελτιώσετε άμεσα.

Διευκρινίστε σε όλους ότι αυτός είναι ΕΝΑΣ ΤΡΟΠΟΣ να κάνετε το σχολείο σας πιο δημοκρατικό. Ωστόσο, πρέπει να είσαστε σε θέση να δικαιολογήσετε τις αποφάσεις που λαμβάνετε σε μία συνεδρίαση. Διαφάνεια δεν σημαίνει ότι όλοι έχουν λόγο σε κάθε απόφαση. Υπάρχουν καθήκοντα που έχουν ανατεθεί σε εσάς ως διευθυντή του σχολείου. Επιβάλλεται όμως να είστε σαφής και διαφανής σχετικά με τις αποφάσεις σας, ειδικά στις συνεδριάσεις. Γι’αυτό μία ατζέντα παίζει σημαντικό ρόλο!

Πέντε Στοιχεία για μία καλή ατζέντα:

1. Δημιουργήστε την ατζέντα της συνεδρίασης 3 μέρες νωρίτερα και προωθήστε την μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μοιράστε ένα αντίγραφο ή αναρτήστε το στο γραφείο των εκπαιδευτικών. Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τι να περιμένουν.
2. Ξεκινήστε με τις απλές λεπτομέρειες: Τι ώρα θα πρέπει να ξεκινήσει η συνεδρίαση; Πότε θα τελειώσει; Ποιος θα πρέπει να παρευρεθεί;
3. Είναι σαφείς σε εσάς οι στόχοι της συνεδρίασης; Πριν ξεκινήσετε να γράφετε μία ατζέντα, ποιος είναι ο σκοπός σας για αυτή τη συνάντηση; Στη συνέχεια, βάλτε με σειρά προτεραιότητας τη λίστα για να διασφαλίσετε ότι θα επιτευχθούν οι πιο σημαντικοί στόχοι.
4. Χρόνος ανά θέμα: Αφήστε το περιεχόμενο να καθορίσει πόσο χρόνο θα διαρκέσει η συζήτηση για κάθε θέμα.
5. Κρατήστε την ατζέντα κάτω από 5 θέματα. Κανένας δεν θέλει να περάσει παραπάνω από δύο ώρες σε μία συνεδρίαση.

Αποφασίστε ποιος θα κρατήσει τα πρακτικά και προετοιμάστε τα με το αντίστοιχο άτομο. Μπορείτε να αποφασίσετε την εναλλαγή του συγκεκριμένου καθήκοντος έτσι ώστε κάθε μέλος του προσωπικού να αναλαμβάνει με τη σειρά του την καταγραφή των πρακτικών.

Προγραμματισμός των πρακτικών συνεδρίασης:

• Ημερομηνία και ώρα της συνάντησης
• Ονόματα των συμμετεχόντων και εκείνων που δεν μπόρεσαν να παραστούν
• Αποδοχή ή διορθώσεις/τροποποιήσεις των πρακτικών των προηγούμενων συνεδριάσεων
• Αποφάσεις που λήφθηκαν για κάθε θέμα της ατζέντας, για παράδειγμα:
  • Ήδη πραγματοποιημένες ενέργειες ή αυτές που αποφασίστηκαν να γίνουν
  • Επόμενα βήματα
  • Αποτελέσματα ψηφοφορίας
• Ημερομηνία και ώρα επόμενης συνεδρίασης
• Ακριβής ώρα και μέρος που θα ανακοινωθούν τα πρακτικά στους συμμετέχοντες.