Σκέψεις για ένα ενημερωτικό δελτίο (newsletter)

Πλεονεκτήματα:

Προσαρμοσμένες πληροφορίες. Μπορείτε να ελέγξετε πώς θα μοιάζει το ενημερωτικό σας δελτίο (newsletter), αλλά μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το περιεχόμενο, την εμφάνιση και την κυκλοφορία του έτσι ώστε να δίνει μόνο συγκεκριμένες πληροφορίες ανάλογα την ομάδα, π.χ. στο προσωπικό, στο διοικητικό συμβούλιο, στους γονείς, σε όλους.

Μειονεκτήματα:

Υπερβολικά πολλά e-mail. Οι άνθρωποι κατακλύζονται με e-mail από όλους και κάθε στιγμή. Είναι πιθανό να παραβλέψουν μερικά e-mail που δεν είναι πρώτη προτεραιότητα, ειδικά αν ο παραλήπτης λαμβάνει πολλά από αυτά. Δυστυχώς, το e-Newsletter σας μπορεί να είναι ένα από αυτά τα email που παραβλέπονται.

Αν αποφασίσετε να προχωρήσετε με τη δημιουργία του, ενημερωθείτε για τον τρόπο που οι γονείς και η τοπική κοινότητα επιθυμούν να λαμβάνουν νέα σχετικά με το σχολείο και τις εκδηλώσεις του προσφέροντάς τους μία σειρά επιλογών.

Τα ενημερωτικά δελτία (newsletter) της σχολικής κοινότητας θα πρέπει να παρέχουν τα μέσα για ενημέρωση, ενθάρρυνση, εκπαίδευση και συλλογή λύσεων και ιδεών. Αποφασίστε πώς θέλετε την ισορροπία μεταξύ των τεσσάρων αυτών στόχων σε κάθε ενημερωτικό δελτίο.

Για να εξασφαλίσετε ότι το κοινό που επιθυμείτε διαβάζει τα νέα σας, είναι καλύτερα να είστε σύντομοι, να μένετε στο θέμα και να προσαρμόζετε το μήνυμα, λαμβάνοντας υπόψη την ποσότητα των πληροφοριών που κατακλύζουν τους άνθρωπους σήμερα.

• Οι άνθρωποι έχουν γίνει πολύ επιλεκτικοί καταναλωτές πληροφοριών.
• Βεβαιωθείτε ότι το ενημερωτικό δελτίο παρέχει τα μέσα για να μεταφέρει σημαντικά μηνύματα σχετικά με το όραμα, τις αξίες, τις στρατηγικές και τα προγράμματα του σχολείου σας.
• Φροντίστε τα μηνύματα σας να συμβαδίζουν με τις βασικές διοικητικές σας δραστηριότητες: παρακολούθηση αλλαγής, καθοδηγούμενη μάθηση και επίλυση προβλημάτων.
• Καθιερώστε και τηρήστε ένα τακτικό χρονοδιάγραμμα δημοσιεύσεων.
• Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο για εύκολη προετοιμασία της κάθε έκδοσης.
• Επιστρατεύστε άλλους ως δημοσιογράφους, όπως εθελοντές μαθητές και προσωπικό.
• Η ποιότητα είναι σημαντική, αλλά πρέπει να τηρήσετε τον προϋπολογισμό. Θέστε υψηλά πρότυπα για την ακρίβεια των λεπτομερειών και της γραμματικής, λαμβάνοντας υπόψη ότι στο μήνυμά σας λειτουργείτε ως πρότυπο. Να έχετε έναν ουδέτερο διορθωτή κειμένων.
• Βεβαιωθείτε ότι το σχολείο έχει τη γονική συναίνεση των μαθητών για να χρησιμοποιήσει φωτογραφίες τους.
• Κρατήστε χώρο στο ενημερωτικό δελτίο για να γράψετε εσείς αυτά που επιθυμείτε ή χρειάζεται κατά προτίμηση αρκετές ημέρες πριν την προγραμματισμένη ημερομηνία της δημοσίευσης.
• Βεβαιωθείτε ότι τα ψηφιακά ενημερωτικά δελτία (newsletters) είναι εύκολο να διαβαστούν διαδικτυακά (online) ή να τα κατεβάσουν και να τα ανοίξουν.
• Να θυμάστε ότι έχετε την συνολική ευθύνη για τα ενημερωτικά σας δελτία, γι’αυτό πρέπει να έχετε τον τελευταίο λόγο για το τι περιλαμβάνουν και πώς είναι γραμμένα.