Javni dnevni red sastanka je demokratski element transparentnosti

Otvorenost i transparentnost ključni su zahtjevi za izgradnju odgovornosti i povjerenja koji su nužni za funkcioniranje demokratskih institucija.

E sad: želite li da Vaša škola bude primjer takve demokratske ustanove?

Jedan od načina da Vaši sastanci budu transparentni je povećati odgovornost za svoje odluke. Ključni su elementi priprema i objavljivanje dnevnog reda te pisanje i objavljivanje zapisnika (na Vašoj mrežnoj stranici). Takvim procesom možete odmah započeti ili poboljšavanjem postojećeg.

Pobrinite se da svatko bude siguran da je to JEDAN NAČIN da Vaša škola postane demokratičnija. Međutim, trebate opravdati odluke koje ćete donijeti na sastanku. Transparentnost ne znači da u svakoj odluci svi imaju riječ. Postoje zadaci koji su povjereni Vama kao ravnatelju škole. Samo budite jasni i transparentni u pogledu svojih odluka, posebno na sastancima. To je razlog zbog kojeg dobar dnevni red igra važnu ulogu!

Pet elemenata za oblikovanje dobrog dnevnog reda:

1. Napravite dnevni red sastanka tri dana unaprijed i proslijedite ga e-poštom. Distribuirajte ispisanu verziju ili je izvjesite u zbornici. Pobrinite se da svi znaju što mogu očekivati.
2. Započnite s jednostavnim detaljima: U koje bi vrijeme sastanak trebao započeti? Kada će završiti? Tko bi trebao prisustvovati?
3. Jesu li Vam jasni ciljevi sastanka? Prije nego što počnete pisati dnevni red, odredite koji je Vaš cilj ovog sastanka? Zatim odredite prioritetne točke dnevnog reda kako biste osigurali da su najvažniji ciljevi ostvareni.
4. Vrijeme po temi: Neka sadržaj definira koliko dugo treba trajati rasprava o svakoj temi.
5. Držite dnevni red na manje od pet tema. Nitko ne želi provesti dva sata na sastanku.

Odlučite tko će voditi zapisnik i dogovorite to s osobom. Možda ćete odlučiti rotirati zapisničare tako da više osoba uzme udio u zapisniku.

Prethodno planiranje vođenja zapisnika:

• Datum i vrijeme sastanka
• Imena sudionika sastanka i onih koji nisu mogli prisustvovati
• Prihvaćanje ili ispravke / dopune zapisnika s prethodnog sastanka
• Donošenje odluke o svakoj točki dnevnog reda, na primjer:
  • Poduzete radnje ili suglasnost o poduzimanju
  • Sljedeći koraci
  • Ishodi glasovanja
• Datum i vrijeme sljedećeg sastanka
• Točan trenutak i mjesto kada i gdje će biti objavljen zapisnik za nazočne.