Proces pisanja zapisnika

Living Democracy » Principals » KOMUNIKACIJA » Priprema » Proces pisanja zapisnika

Kad završi sastanak, organizirajte bilješke i napišite zapisnik. Evo nekoliko savjeta koji mogu pomoći zapisničaru. Podijelite savjete s njim/s njom i dobite povratne informacije ako su ovi jednostavni savjeti od pomoći.

Savjeti za zapisničara

Budite svjesni: VAŠI ZAPISNICI osiguravaju transparentnost te su stoga važan element demokracije u Vašoj školi! Budite ponosni na to! Iskoristite svoju moć na odgovoran način.
Pokušajte napisati zapisnike što je prije moguće nakon sastanka.
Pregledajte bilješke i, ako je potrebno, stvorite dodatne bilješke ili objašnjenja na postavljena pitanja.
Uredite zapisnik tako da se osigura jasnoća i čitkost.
Cijeli zapisnik pišite u istom vremenu.
Izbjegavajte upotrebu imena sudionika, osim za potrebe potkrepljivanja.
Izbjegavajte osobne komentare.
Ako se referirate na druge dokumente, dodajte ih u prilogu ili navedite gdje se mogu naći. Nemojte ih prepisivati ili sažimati.

Distribuiranje ili dijeljenje zapisnika sa sastanka

Kao ravnatelj škole želite da zapisnik bude transparentan i dostupan za korištenje. Vaša je uloga da ga diseminirate. Zatvoreni odjeljak na školskoj mrežnoj stranici dobro je mjesto. Omogućuje pristup, dobro je pohranjen i nećete koristiti previše papira. Način dijeljenja ili distribucije ovisit će o alatima koje Vi i Vaša škola koristite. Na primjer, ako upotrebljavate alat za obradu teksta koji ne nudi mrežno dijeljenje, možda želite stvoriti PDF dokument i poslati ovaj i druge privitke ili dokumente putem e-pošte. No, prije nego što ih podijelite, budite sigurni da su pregledani i revidirani i/ili odobreni za slanje.