Javni dnevni red sastanaka demokratski je element transparentnosti

Otvorenost i transparentnost ključni su uslovi za izgradnju odgovornosti i povjerenja, neophodni za funkcionisanje demokratskih institucija.

Sada: Da li želite da vaša škola bude primjer takve demokratske institucije?

Jedan od načina jeste da vaši sastanci budu transparentni što povećava odgovornost za za odluke koje donosite. Priprema javnog dnevnog reda i pisanje i objavljivanje zapisnika (na vašem veb sajtu, možda) ključni su elementi. Možete odmah početi sa ovim postupkom, ili, ako ga već primjenjujete možete ga poboljšati.

Uvjerite sve ljude u svom okruženju da je ovo JEDAN NAČIN da se vaša škola učini više demokratskom. Međutim, vi i dalje morate da opravdate odluke koje donosite na sastanku. To što je sve transparentno, ne znači da svi mogu odlučivati o svakom pitanju. Postoje zadaci koji su povjereni samo vama kao direktoru škole. Važno je da budete jasni i transparentni u pogledu svojih odluka, posebno na sastancima. Zato (dobar) dnevni red igra važnu ulogu!

Pet elemenata za dobar dnevni red:

1. Kreirajte svoj dnevni red sastanka tri dana unaprijed i proslijedite ga e-poštom. Podijelite štampanu verziju ili je izložite u prostoriji za osoblje. Pobrinite se da svi znaju šta mogu očekivati.
2. Započnite s jednostavnim detaljima: u koliko sati će sastanak početi, kada će se završiti, ko treba da prisustvuje…
3. Da li su vam jasni ciljevi sastanka? Prije nego što počnete sa pisanjem dnevnog reda, utvrdite šta je vaš cilj ovog sastanka. Zatim odredite listu prioriteta kako biste osigurali da najvažniji ciljevi budu ostvareni.
4. Vrijeme posvećeno pojedinoj temi: na osnovu sadržaja teme procijenite koliko dugo treba da traje rasprava o svakoj od planiranih tema.
5. Na dnevnom redu ne treba da bude više od pet tema. Niko ne želi da provede dva sata na sastanku.

Odlučite ko će voditi zapisnik i to pripremite sa izabranom osobom. Možete odlučiti da rotirate zadatak, tako da svaki član osoblja dođe na red da vodi zapisnik.

Planiranje zapisnika sastanka:

• Datum i vrijeme sastanka
• Imena učesnika i onih koji nijesu u mogućnosti da prisustvuju
• Prihvatanje ili ispravke i dopune prethodnih zapisnika
• Odluke o svakoj tački dnevnog reda, na primjer:
  • preduzete ili dogovorne akcije
  • sljedeći koraci
  • rezultati glasanja.
• Datum i vrijeme sljedećeg sastanka
• Tačno vrijeme i mjesto kada će i gde biti objavljen zapisnik za prisutne.