Агендата за јавен состанок е демократски елемент на транспарентност
Living Democracy » Principals » КОМУНИКАЦИЈА » Подготовка » Агендата за јавен состанок е демократски елемент на транспарентностОтвореноста и транспарентноста се клучни предуслови за градење одговорност и доверба, кои се неопходни за функционирањето на демократските институции.
Сега: дали сакате вашето училиште да биде пример за таква демократска институција?
Еден очигледен начин е да ги направите вашите состаноци транспарентни со зголемена одговорност за вашите одлуки. Подготовката на јавна агенда и пишување и објавување на записниците (на вашата веб-страница?) се клучни елементи. Можете да започнете со процесот или да го подобрите веднаш.
Уверете ги сите дека ова е ЕДЕН НАЧИН за да го направите вашето училиште подемократско. Но, сепак треба да ги оправдате одлуките што ги донесувате на состанокот. Да се биде транспарентен не значи дека секој има удел во секоја одлука. Има задачи кои ви биле доверени како шеф на училиштето. Само бидете јасни и транспарентни за вашите одлуки, особено на состаноците. Затоа (добрата) агенда има важна улога!
Пет Елементи за добра агенда:
- Креирајте ја агендата за состанок 3 дена однапред и испратете ја преку е-пошта. Дистрибуирајте печатена верзија или прикачете една во просторијата на вработените. Бидете сигурни дека секој знае што да очекувате.
- Започнете со едноставни детали: во кое време започнува состанокот? Кога ќе заврши? Кој треба да присуствува?
- Дали целите на состанокот ви се јасни? Пред да започнете да пишувате агенда, каква е вашата цел за овој состанок? Потоа направете приоритет во листата за да се осигурате дека најважните цели ќе бидат постигнати.
- Време за една тема: Содржината нека дефинира колку време треба да се дискутира за секоја тема.
- Држете ја агендата со помалку од 5 теми. Никој не сака да потроши два часа на состанок.
Одлучете кој ќе ги земе записниците и подгответе го ова со соодветното лице. Може да одлучите да ја ротирате задачата така што секој вработен по еднаш ќе ги запишува записниците.
Претходно планирање на записникот од состанок:
- Датум и време на состанокот
- Имиња на учесниците на состанокот и оние кои не можат да присуствуваат
- Прифаќање или корекции/измени и дополнувања на претходни записници од состанок
- Одлуки донесени за секоја точка на агендата, на пример:
- Дејства, преземени или договорени да се преземат
- Следните чекори
- Резултати од гласањето
- Следен датум и време на состанокот
- Точен момент и место кога и каде ќе биде објавен записникот за присутните.