Агендата за јавен состанок е демократски елемент на транспарентност

Отвореноста и транспарентноста се клучни предуслови за градење одговорност и доверба, кои се неопходни за функционирањето на демократските институции.

Сега: дали сакате вашето училиште да биде пример за таква демократска институција?

Еден очигледен начин е да ги направите вашите состаноци транспарентни со зголемена одговорност за вашите одлуки. Подготовката на јавна агенда и пишување и објавување на записниците (на вашата веб-страница?) се клучни елементи. Можете да започнете со процесот или да го подобрите веднаш.

Уверете ги сите дека ова е ЕДЕН НАЧИН за да го направите вашето училиште подемократско. Но, сепак треба да ги оправдате одлуките што ги донесувате на состанокот. Да се ​​биде транспарентен не значи дека секој има удел во секоја одлука. Има задачи кои ви биле доверени како шеф на училиштето. Само бидете јасни и транспарентни за вашите одлуки, особено на состаноците. Затоа (добрата) агенда има важна улога!

Пет Елементи за добра агенда:

1. Креирајте ја агендата за состанок 3 дена однапред и испратете ја преку е-пошта. Дистрибуирајте печатена верзија или прикачете една во просторијата на вработените. Бидете сигурни дека секој знае што да очекувате.
2. Започнете со едноставни детали: во кое време започнува состанокот? Кога ќе заврши? Кој треба да присуствува?
3. Дали целите на состанокот ви се јасни? Пред да започнете да пишувате агенда, каква е вашата цел за овој состанок? Потоа направете приоритет во листата за да се осигурате дека најважните цели ќе бидат постигнати.
4. Време за една тема: Содржината нека дефинира колку време треба да се дискутира за секоја тема.
5. Држете ја агендата со помалку од 5 теми. Никој не сака да потроши два часа на состанок.

Одлучете кој ќе ги земе записниците и подгответе го ова со соодветното лице. Може да одлучите да ја ротирате задачата така што секој вработен по еднаш ќе ги запишува записниците.

Претходно планирање на записникот од состанок:

• Датум и време на состанокот
• Имиња на учесниците на состанокот и оние кои не можат да присуствуваат
• Прифаќање или корекции/измени и дополнувања на претходни записници од состанок
• Одлуки донесени за секоја точка на агендата, на пример:
  • Дејства, преземени или договорени да се преземат
  • Следните чекори
  • Резултати од гласањето
• Следен датум и време на состанокот
• Точен момент и место кога и каде ќе биде објавен записникот за присутните.