Programi publik i takimit është një element demokratik i transparencës

Çiltërsia dhe transparenca janë kërkesat kryesore për ndërtimin e llogaridhënies dhe besimit, që janë të domosdoshme për funksionimin e institucioneve demokratike.

Pra, a dëshironi që shkolla juaj të jetë shembull i një institucioni të tillë demokratik?

Një mënyrë e qartë është që takimet tuaja t’i bëni transparente me llogaridhënie të shtuar për vendimet tuaja. Përgatitja e programit publik dhe shkrimi dhe publikimi i procesverbaleve (në ueb faqen tuaj?) janë elementet kyçe. Ju mund të filloni me procesin ose ta përmirësoni atë menjëherë.

Sigurojini të gjithë që kjo është NJË MËNYRË për ta bërë shkollën tuaj më demokratike. Megjithatë, ju prapëseprapë duhet të justifikoni vendimet që i merrni në një takim. Të qenit transparent nuk do të thotë që të gjithë marrin pjesë në çdo vendim. Ka detyra që ju janë besuar si drejtor i shkollës. Vetëm të jeni të qartë dhe transparentë në lidhje me vendimet tuaja, sidomos në takime. Kjo është arsyeja pse një program (i mirë) ka rol të rëndësishëm.

Pesë elemente për një program të mirë:

1. Krijoni programin tuaj të takimit 3 ditë më herët dhe përcjelleni atë përmes postës elektronike. Shpërndajeni një version të shtypur, ose vendoseni në dhomën e personelit. Sigurohuni se të gjithë e dinë çfarë të presin.
2. Filloni me detajet e thjeshta: Në çfarë kohe duhet të fillojë takimi? Kur do të përfundojë? Kush duhet të marrë pjesë?
3. A janë objektivat e takimit të qarta për ju? Përpara se të filloni të shkruani programin, cili është qëllimi juaj për këtë takim? Pastaj jepni përparësi përmbajtjes së listës për t’u siguruar që qëllimet më të rëndësishme të përmbushen.
4. Koha për temë: Në bazë të përmbajtjes, përcaktoni sa kohë duhet të marrë diskutimi për secilën temë.
5. Mbajeni programin në më pak se 5 tema. Askush nuk dëshiron të kalojë dy orë në një takim.

Vendosni kush do ta mbajë procesverbalin dhe përgatitni këtë me personin në fjalë. Ju mund të vendosni ta qarkulloni detyrën në mënyrë që çdo anëtar i stafit të marrë radhën e tij/saj në mbajtjen e procesverbalit.

Planifikimi i procesverbalit të takimit:

• Data dhe koha e takimit
• Emrat e pjesëmarrësve në takim dhe atyre që nuk mund të merrnin pjesë
• Miratimi i përmirësimeve/rregullimeve në procesverbalin e takimit të kaluar
• Vendimet e marra lidhur me secilën temë të programit, për shembull:
  • Veprimet e marra apo të dakorduara për t’u marrë
  • Hapat e ardhshëm
  • Rezultatet e votimit
• Data dhe koha e takimit të ardhshëm
• Koha dhe vendi i saktë se kur dhe ku do të publikohet procesverbali për pjesëmarrësit.