Порядок денний публічних зборів є демократичним елементом прозорості

Відкритість та прозорість є ключовими вимогами для формування підзвітності та довіри, які необхідні для функціонування демократичних інституцій.

Тепер: чи хочете ви, щоб ваша школа була прикладом такого демократичного закладу?

Одним з очевидних способів зробити ваші зустрічі прозорими та підзвітними щодо прийнятих рішень – це підготовка публічного порядку денного і ведення та публікація протоколів (на вашому веб-сайті?) Вони є ключовими елементами. Можете започаткувати таку практику або відразу її вдосконалити.

Переконайте спільноту, що це ЄДИНИЙ СПОСІБ впевнитися, що ваша школа на правильному демократичному шляху. Однак, ви все ще повинні аргументувати рішення, які ви приймаєте на зустрічі. Прозорість не означає, що кожен має право голосу у прийнятті будь-якого рішення. Є завдання, які були доручені вам як голові школи. Просто будьте зрозумілі і прозорі щодо своїх рішень, особливо на засіданнях. Ось чому (правильний) порядок денний грає важливу роль!

П’ять елементів, які допоможуть скласти правильний денний порядок:

1. Створіть порядок денний наради за 3 дні заздалегідь та перешліть його електронною поштою. Розповсюдьте друковану версію або розмістіть її в кімнаті для персоналу. Переконайтесь, що всі знають, чого чекати.
2. Почніть з простих деталей: О котрій годині початок/завершення? Хто повинен бути присутнім?
3. Чи зрозумілі вам цілі наради? Вирішіть для себе яка саме мета цієї зустрічі, перш ніж почати писати порядок денний. Потім складіть список пріоритетності питань, щоб переконатися, що найважливіші питання будуть розглянуті.
4. Час на одне питання: нехай зміст питання визначає, скільки саме часу повинно тривати обговорення.
5. Зведіть порядок денний до 5-типитань максимум. Ніхто не хоче витрачати дві години на подібні зустрічі.

Вирішіть, хто буде занотовувати та обговоріть подробиці із відповідною людиною. можете розподілити завдання таким чином, щоб кожен з присутнього персоналу робив нотатки по черзі.

Орієнтовний зміст протоколу зустрічі:

• Дата та час зустрічі
• Імена учасників наради та тих, хто не може взяти участь
• Прийняття або аргументування/ доповнення до попередніх протоколів наради
• Рішення щодо кожного пункту порядку денного, наприклад:
  • Виконані або погоджені дії.
  • Наступні кроки
  • Результати голосування
• Дата та час наступної зустрічі
• Точний час та місце, коли й де буде опубліковано протокол.